Hukuk bürosu / avukat
Hukuk büroları için dosya ve süre takip programı
Büroda işin birimi randevu değil dosya. Bir dava aylarca, bazen yıllarca yaşar; içinde duruşmalar, süreler, giden evraklar ve biriken masraflar vardır. Randevu defteri bu işi tutamaz, çünkü randevu bir andır, dosya bir süreçtir. Stook dosyayı kendi kaydı yapıyor: esas numarası, tarafları, zaman çizgisi ve parası tek yerde duruyor.
Kurulumu biz yapıyoruz: işletmenizi açıp sektörünüzü seçiyor, şubenizi ve ilk kullanıcınızı tanımlıyoruz. Siz hizmetlerinizi girdiğiniz anda randevu almaya başlıyorsunuz.
Günlük iş
Hukuk bürosu / avukat günlük işi nasıl yürüyor
Süreyi kaçırmak, işin en pahalı hatası
Cevap süresi, temyiz süresi, bilirkişi raporuna itiraz — bu tarihler ajandada unutulduğunda telafisi olmayan bir kayıp doğuyor. Dosyanın zaman çizgisine yazdığınız her süre, yaklaştığında o dosyanın sorumlusuna SMS ile hatırlatılıyor. Mesaj müvekkile değil size gidiyor; bürodaki iş bölümünün karşılığı bu. Yaklaşan süreler ayrıca tek bir ajanda ekranında toplanıyor, yani sabah açtığınızda “bu hafta neyin tarihi var” sorusunun cevabı dosyaları tek tek gezmeden görünüyor.
Menfaat çatışması bir arama sorusu
Yeni gelen işi kabul etmeden önce cevaplanması gereken soru şu: bu şahsa karşı zaten bir dosyam var mı? Taraflar serbest metin bir nota değil kendi kayıtlarına yazılıyor — müvekkil, karşı taraf, vekil ve kurum ayrı ayrı — ve hepsi aranabiliyor. Bir isim ya da TC kimlik numarası yazdığınızda o kişinin geçtiği bütün dosyalar listeleniyor. Karşı taraf bir müşteri kaydı olarak açılmıyor: onunla bir hizmet ilişkiniz yok ve ona hiçbir mesaj gitmiyor.
Evrak sizde kalıyor, nerede olduğu burada yazıyor
Stook dava evrakını saklamıyor ve bu bilinçli bir tercih. Ayrıcalıklı belgenin emanetçisi olmak, doğru yapılmadığında bir tasarım tercihi değil bir ihlal. Evrak zaten UYAP’ta, büronun diskinde ya da bulut klasörünüzde duruyor; cevaplanması gereken soru “belgeyi bana ver” değil “hangi evrak nerede”. Zaman çizgisindeki her kayda bir bağlantı yazabiliyorsunuz ve dosyayı açan kişi doğrudan oraya gidiyor.
Vekalet ücreti ile masraf ayrı ayrı yazılıyor
Dosyaya yazılan borcun cinsi belli: vekalet ücreti mi, yargılama gideri mi. İkisi aynı toplamda erimiyor, çünkü biri sizin emeğiniz öteki cepten çıkan para ve müvekkile hesap verirken ayrı konuşuluyorlar. Tahsilat kasadan geçiyor, bakiye okuma anında hesaplanıyor ve raporlar ekranında “kimden ne kadar alacağım” tek listede duruyor — en uzun bekleyen dosya en üstte.
Açılan ekranlar
Hukuk bürosu / avukat için açılan ekranlar
Panel sektörünüze göre şekilleniyor: aşağıdakiler açılıyor, kullanmadığınız modüllerin ne menüsü ne ekranı görünüyor.
Randevu takvimi
Gün ve hafta görünümü, personel kolonları, sürükleyip taşıma. Çakışma veritabanı düzeyinde engelleniyor — iki müşteri aynı koltuğa yazılamıyor.
Kasa ve adisyon
Hizmet kalemi, nakit/kart tahsilat, gider ve gün sonu kapanışı. Kapanan gün kilitleniyor.
Müvekkil kaydı
Geçmiş randevular, notlar ve sektöre göre değişen alanlar. Excel ya da CSV dosyanızı olduğu gibi aktarabilirsiniz.
SMS hatırlatma
Randevu onayı, hatırlatma ve iptal mesajları; hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini siz belirliyorsunuz. Sessiz saatler gözetiliyor: gece yarısına denk gelen mesaj iptal edilmiyor, sabaha erteleniyor.
Dosya ve süre takibi
Esas numarası, taraflar ve zaman çizgisi tek kayıtta. Süreler yaklaşınca dosyanın sorumlusuna SMS gidiyor; vekalet ücreti ve masraf aynı dosyada, tahsil edilmeyen bakiye raporda.
Kurulum
Kurulumda ne yapılıyor
İşletmenizi biz açıyoruz. Aşağıdakiler sizin girdiğiniz, sektörünüze özgü olan kısım — birlikte de yapabiliyoruz.
- 01
Açık dosyalarınızı girin
Kapanmış arşivi taşımaya gerek yok; derdest dosyalarla başlayın. Her biri için esas numarası, müvekkil ve açılış tarihi yeterli. Esas numarası büroda tekil tutuluyor, yani aynı dosyayı iki kez açamıyorsunuz.
- 02
Bilinen süreleri zaman çizgisine yazın
Elinizdeki ajandada hangi tarihler varsa dosyalarına taşıyın: duruşma günü, cevap süresi, teslim tarihi. Hatırlatmanın çalışması için tek şart, dosyanın bir sorumluya atanmış ve o kişinin telefonunun kayıtlı olması.
- 03
Kimin hangi dosyayı göreceğine karar verin
Varsayılan olarak bürodaki herkes bütün dosyaları görüyor. Ayarlardan bunu “yalnızca kendi dosyaları” hâline getirebilirsiniz; o zaman her avukat kendine atanan ve henüz atanmamış dosyaları görür. Bu ayarı yalnızca büro sahibi değiştirebiliyor — kısıtlanan kişi kendi kısıtını kaldıramasın diye.
Sık sorulanlar
Avukatların sorduğu
UYAP ile entegre mi çalışıyor?
Hayır. Stook UYAP’a bağlanmıyor, tebligat çekmiyor ve duruşma gününü oradan okumuyor; tarihleri siz giriyorsunuz. Böyle bir entegrasyon vaat etmemek bilinçli: olmayan bir bağlantıyı satmaktansa ne yaptığını doğru söyleyen bir defter olmayı tercih ediyoruz.
Büromun internette bir sayfası oluyor mu?
Hayır, ve bu sizin için kapalı geliyor. Vitrin sayfası ve herkese açık randevu bağlantısı öteki sektörlerde açılıyor; avukatlıkta reklam Türkiye Barolar Birliği yönetmeliğiyle sınırlı olduğu için bu iki modül büronuza varsayılan olarak açılmıyor. İstisnai bir ihtiyacınız varsa açılması ayrı bir karar.
Müvekkil dosyasını kendi görebiliyor mu?
Bugün hayır. Müvekkile giden tek şey, siz gönderirseniz randevu bilgilendirmesi. Dosyanın içeriği bürodan dışarı çıkmıyor — dışarıdan erişilebilen bir yüzey, ayrı bir gizlilik kararı gerektirir ve o karar verilmeden yazılmıyor.
Duruşma için müvekkile hatırlatma gönderebiliyor muyum?
Müvekkile giden hatırlatmalar randevu kayıtlarına bağlı. Görüşmeyi takvime randevu olarak yazdığınızda hatırlatma müvekkile gidiyor; dosyanın zaman çizgisindeki süre ise size geliyor. İkisi ayrı çünkü muhatapları ayrı.
İki avukatın ortak olduğu bir büroda kim neyi görüyor?
Karar sizin: varsayılan “herkes her dosyayı görür”, alternatifi “yalnızca kendi dosyaları”. İkinci seçenekte atanmamış dosyalar herkese açık kalıyor — yeni gelen bir işin kimseye görünmemesi, gözden kaçması demek olurdu.
Dosya kapandıktan sonra kaydı ne oluyor?
Kapanan dosya listede durmaya devam ediyor, yalnızca durumu değişiyor ve kapanış anı damgalanıyor. Silmiyoruz: kapanmış bir dosyanın tarafları ve tahsilat geçmişi, sonradan açılan bir işte en çok ihtiyaç duyulan kayıt oluyor.
Diğer sektörler
Bunlardan biri değil misiniz?
İşletmeler saf değil: aynı dükkânda hem erkek hem kadın kuaförü, salonun içinde lazer, spor salonunun içinde pilates olabiliyor. Birden fazla sektör seçebiliyorsunuz.
Berber / erkek kuaförü
Randevu, sıra listesi ve gün sonu kasası — kısa işlemli yoğun gün için.
Kadın kuaförü / saç tasarım
Uzun işlem süreleri, personel–hizmet eşleşmesi ve Instagram’dan randevu.
Güzellik salonu
Seans paketi satışı, kalan seans takibi ve seans aralığı hatırlatmaları.
Spor okulu
Grup dersi, kontenjan, yoklama, aidat ve velinin kendi gördüğü portal.
Diyetisyen / beslenme danışmanı
Haftalık kontroller, ölçüm geçmişi ve takip paketi — sonuç üreten bir süreç için.
Listede olmayan bir sektördeyseniz yazın: yeni sektör tanımlamak bizim için birkaç dakikalık iş. Bütün özelliklere bakın ya da Stook kullanan işletmeleri görün.
Bir bakalım mı?
İşletmenizi anlatın, size uygun kurulumu yapıp gösterelim. Beğenmezseniz kimse bir şey kaybetmiyor.
Kurulumu biz yapıyoruz · Kart istemiyoruz · Taahhüt yok